Noliktavas uzskaites programma: Excel, gatavs WMS vai sistēma pēc pasūtījuma

Noliktavas uzskaitei pietiek ar Excel, ja preču veidu ir maz, kustību dienā ir dažas un tabulu ved viens cilvēks. Šādā situācijā Excel ir pazīstams rīks, to var pielāgot bez izstrādātāja, un kļūdas var atrast, pārskatot tabulu. Atlikumu Excel tabulā aprēķina formulas no ievadītajām rindām.

Excel noliktavas tabula parasti darbojas kā žurnāls: katra rinda ir saņemšana vai izsniegšana, un atlikumu aprēķina formula. Excel tabula der arī procesa izpētei, jo tajā redzams, kuri lauki uzskaitē patiešām tiek aizpildīti. Šis lauku saraksts vēlāk noder, salīdzinot noliktavas programmas.

Excel ierobežojumi parādās, kad vienu tabulu lieto vairāki cilvēki un kustību kļūst daudz. Excel neliedz izsniegt preci, kuras noliktavā vairs nav, neprasa noskenēt kodu un ikdienas darbā neparāda, kurš un kāpēc izmainīja konkrētu atlikumu. Atlikuma pareizība Excel tabulā ir atkarīga no tā, vai katrs ieraksts ir izdarīts laikā un bez pārrakstīšanās kļūdām.

Excel noliktavai vairs nepietiek, ja atlikums tabulā regulāri nesakrīt ar faktisko, ja pasūtījumu nevar apstiprināt, nepārbaudot plauktu, vai ja atlikumu droši zina tikai viens darbinieks. Šīs pazīmes nozīmē, ka datu pareizība ir atkarīga no cilvēka atmiņas, nevis no procesa un pārbaudēm sistēmā.

Tipiskās pazīmes, ka noliktavas uzskaitei vajadzīga sistēma:

Noliktavas vadības sistēma reģistrē katru kustību brīdī, kad tā notiek, un pārbauda to ar skenēšanu, tāpēc atlikums ir pareizs bez vēlākas pārrakstīšanas. WMS arī vada darbu: tā rāda darbiniekam, kas jāsaņem, kur prece jānovieto, kas jākomplektē un kurā secībā to darīt.

WMS galvenās funkcijas ir saņemšana pēc pavadzīmes vai pasūtījuma ar daudzuma salīdzināšanu, novietošana konkrētā zonā vai plauktā, komplektēšana pēc uzdevuma ar vietām un daudzumiem, izsūtīšana ar statusiem un kurjera uzlīmi, kā arī ciklu inventarizācija, kurā katru dienu pārbauda nelielu zonu, neapturot visu noliktavu.

WMS partiju kontrole nosaka, kuru partiju izsniegt pirmo. FIFO stratēģijā pirmo izsniedz agrāk saņemto partiju, FEFO — partiju ar tuvāko derīguma termiņu, LIFO — pēdējo saņemto. Pārtikas un farmācijas precēm parasti izmanto FEFO, elektronikai — sērijas numuru uzskaiti.

Ierīces WMS darbam var būt profesionāli skeneri vai parasti telefoni ar kameru. social.tech izstrādātās WMS sistēmas strādā uz Android un iOS ierīcēm ar svītrkoda vai QR koda skeneri, un tās tiek pielāgotas noliktavas topoloģijai (zonām, plauktiem, kastēm), procesiem (FIFO, FEFO, LIFO) un preču specifikai (partijām, derīguma termiņiem, sērijas numuriem).

WMS neaizstāj grāmatvedības programmu. Grāmatvedības programma uzskaita rēķinus un bilanci, bet WMS — preču fizisko kustību noliktavā, un dati starp abām sistēmām tiek nodoti ar integrāciju vai eksportu.

Gatavs WMS ir piemērots, ja noliktavas process atbilst tipiskam modelim — saņemšana, novietošana, komplektēšana, izsūtīšana — un jūs esat gatavi pielāgot savu darba kārtību produkta loģikai. Gatavu WMS var sākt lietot bez izstrādes, jo tā pamatfunkcijas jau ir izveidotas un pārbaudītas citās noliktavās.

Gatavam WMS parasti ir licences vai abonēšanas maksa, kas atkarīga no lietotāju, noliktavu vai darījumu skaita. Gatava WMS iestatīšana notiek produkta robežās: var izvēlēties laukus, statusus un noteikumus, bet nevar mainīt to, kā produkts ir uzbūvēts.

Pirms gatava WMS izvēles pārbaudiet trīs lietas: vai produkts atbalsta jūsu preču specifiku (partijas, svaru, derīguma termiņus, sērijas numurus), vai tam ir savienojums ar jūsu grāmatvedības vai ERP sistēmu un vai visus datus var eksportēt, ja nākotnē mainīsiet sistēmu.

Ja kāda no šīm prasībām gatavā WMS nav izpildāma, iztrūkstošā daļa parasti paliek papildu tabulās. Tad daļa noliktavas uzskaites atkal notiek ārpus sistēmas, un atlikuma pareizība atkal ir atkarīga no pārrakstīšanas.

Noliktavas sistēma pēc pasūtījuma ir pamatota, ja noliktava ir cieši saistīta ar ražošanu, ja preču uzskaitē ir specifiski dati, piemēram, svars vai mitrums, vai ja vajadzīgas integrācijas, kuras gatavs produkts nepiedāvā. Sistēma pēc pasūtījuma tiek veidota ap jūsu procesu, nevis process ap sistēmu.

HWI ražošanas un noliktavas sistēma ir šādas situācijas piemērs. HWI ir granulu un kurināmo brikešu ražotne Augšlīgatnē. Pirms sistēmas ražotne sekoja izejmateriālu, ražošanas un noliktavas plūsmām manuāli: dati bija papīra pierakstos un Excel failos, un ražošanā fiksētie apjomi nesakrita ar noliktavas atlikumiem.

HWI sistēma nosedz pilnu ciklu: izejmateriālu pieņemšanu ar mašīnas svēršanu, pavadzīmes numuru un foto pierādījumu, ražošanas un iepakošanas darba maiņas ar operatora piesaisti, unikālus PLT kodus katrai paletei ar audita laika līniju, Zebra industriālo etiķešu drukāšanu tieši no sistēmas, nosūtīšanas uzdevumus ar skenēšanu un datu eksportu uz Excel. HWI sistēmā ir 7 moduļi, 23 lapas un 5 lietotāju lomas.

HWI piemērā redzamas prasības, kas iziet ārpus tipiskas noliktavas loģikas: pieņemšana notiek pēc mašīnas svara ar mitruma atzīmi, paletes veidojas iepakošanas maiņā, un izsekojamībai nosūtītā palete jāsasaista ar konkrētu izejvielas piegādi. Šie soļi ir ražošanas process, kas noliek preci noliktavā, nevis tikai noliktavas process.

Sistēma pēc pasūtījuma prasa skaidru procesa aprakstu jau sākumā un ilgāku laiku līdz palaišanai nekā gatava produkta iestatīšana. Pēc izstrādes jāparedz uzturēšana: hostings, atjauninājumi un izmaiņas, kad mainās process.

Noliktavas sistēmas cena ir atkarīga no tā, vai sistēmu izstrādā no jauna vai iestata jau izveidotu ražošanas un noliktavas sistēmu. Abiem variantiem social.tech vietnē ir publicēta sākuma cena, bet precīzo summu nosauc pēc procesa izpētes, kad ir zināms preču, noliktavu un darba vietu skaits.

Noliktavas sistēmas (WMS) izstrādes lapā pielāgotai WMS norādīts: «WMS MVP ar pamata funkcijām (saņemšana, komplektēšana, atlikumi) sākas no ~15 000 EUR. Pilnvērtīga sistēma ar e-komercijas un kurjeru integrācijām — no ~30 000 EUR. Precīzu tāmi sagatavojam pēc noliktavas audita.» Pielāgotas WMS MVP versijas ieviešana ilgst 2–3 mēnešus, pilnvērtīga sistēma ar visām integrācijām — 4–6 mēnešus.

Granulu, brikešu, šķeldas, kūdras, substrātu, barības un beramo būvmateriālu ražotājiem ražošanas un noliktavas sistēmas lapā ir cits piedāvājums — sistēma, ko iestata pēc ražotnes produktiem un partiju loģikas: «Ieviešana — no 4 000 €, cena ir fiksēta pēc apjoma precizēšanas. Uzturēšana — no 150 € mēnesī: hostings, atjauninājumi un atbalsts.»

Ražotnēm piedāvātajā ieviešanā ietilpst procesa pārrunāšana uz vietas, sistēmas iestatīšana pēc produktiem un partiju loģikas, datu imports no Excel, etiķešu šablonu sagatavošana, printera pieslēgšana, darbinieku apmācība un pirmā mēneša atbalsts. Pēc 4–6 nedēļām sistēma strādā ar reālām partijām.

WMS ieviešana atbilst LIAA digitalizācijas granta kritērijiem, un atbalsts var segt līdz 50% no projekta izmaksām, ieskaitot aparatūru. Gatavu WMS produktu cenas šajā rakstā nav salīdzinātas, jo tās nosaka katrs piegādātājs un tās ir atkarīgas no izvēlētā plāna.

Pirms noliktavas programmas izvēles aprakstiet procesu no preces ienākšanas līdz izsūtīšanai un uzskaitiet datus, kas jāfiksē par katru preci. Procesa apraksts ļauj salīdzināt gatavus produktus un sistēmas pēc pasūtījuma pēc vieniem un tiem pašiem kritērijiem, nevis pēc demonstrācijas vispārējā iespaida.

Sagatavošanās soļi: